Если сотрудник работает дистанционно как его табелировать

Что нужно знать про дистанционный труд

Если сотрудник работает дистанционно как его табелировать

Понятие дистанционного труда появилось в российском трудовом законодательстве в 2013 году, когда в Трудовой кодекс была введена новая глава 49.1, посвященная регулированию труда дистанционных работников.

Согласно ч. 1 ст. 312.

1 ТК РФ дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором функции вне места нахождения работодателя, вне стационарного рабочего места или объекта, находящегося под контролем работодателя, при условии использования для осуществления трудовой деятельности и для взаимодействия между работодателем и работником информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.

Особенности заключения договора

Трудовой договор о дистанционной работе можно заключить путем обмена электронными документами. В этом случае работодатель обязан не позднее 3-х календарных дней со дня заключения трудового договора направить работнику экземпляр соглашения на бумажном носителе.

Дистанционный работник, так же как и работающий в офисе, должен быть ознакомлен с локальными нормативными актами, приказами, уведомлениями и требованиями работодателя. Это ознакомление также осуществляется путём обмена электронными документами. Обратите внимание, что в этом случае традиционная подпись об ознакомлении заменяется усиленной квалифицированной электронной подписью.

В качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе указывается место нахождения работодателя.

Какие нужны документы

Для заключения трудового договора о дистанционной работе требуются документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • трудовая книжка (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства);
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
  • документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  • документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
  • иные дополнительные документы (с учетом специфики деятельности).

При заключении договора путем обмена электронными документами, человек, поступающий на дистанционную работу, может предъявить работодателю эти документы в электронной форме. Однако, по требованию работодателя, он обязан направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии этих документов на бумажном носителе.

Что включить в договор

При заключении трудового договора об удаленной работе, помимо общих требований, установленных ст. 57 ТК РФ, необходимо предусмотреть в нем следующие условия:

  • о дистанционном характере работы;
  • о формах и сроке, в течение которого каждая из сторон обязана направлять другой стороне подтверждение получения от нее электронных документов (заданий, отчетов и т.п.);
  • об обязанности работника использовать предоставляемое или рекомендованное работодателем оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и т.п. либо возможности работника использовать собственное (арендованное) оборудование и программно-технические средства.

Место работы и режим рабочего времени

У дистанционных сотрудников место работы в юридическом смысле этого определения, установленном ст. 209 ТК РФ, отсутствует.

Однако, в связи с тем, что контролирующие органы зачастую придерживаются другого мнения, целесообразно указать в трудовом договоре, что рабочим местом является место нахождения работника – и это будет всегда соответствовать истине, даже если сотрудник находится на пляже.

В соответствии с законом, если иное не предусмотрено трудовым договором, то режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению.

Поэтому если вам необходимо, чтобы сотрудник был доступен в определенные дни и часы, это нужно отразить в договоре.

Или можно ограничиться общей фразой: установить работнику, например, 40-часовую пятидневную рабочую неделю, с двумя выходными, указав, какие дни считаются рабочими, а какие – выходными.

Порядок предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков для дистанционного сотрудника такой же, как и для иных работников.

Обязанности работодателя

В отношении дистанционных работников работодатель должен уплачивать взносы на обязательное страхование от несчастных случаев, расследовать несчастные случаи и профзаболевания, выполнять предписания государственной инспекции труда (если они будут).

При использовании сотрудником предоставляемого или рекомендованного работодателем оборудования работодатель обязан ознакомить работника с требованиями охраны труда при работе с этим оборудованием.

Трудовым договором может быть предусмотрена выплата компенсации за использование дистанционным работником принадлежащих ему либо арендованных оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств.

При подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ) работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления обязан направить работнику эти копии по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа.

Трудовая книжка, табель рабочего времени и больничный лист для «удаленщика»

По соглашению работника и работодателя сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку, а при заключении договора впервые трудовая книжка «удаленщику» может не оформляться. В этих случаях основным документом о профессиональной деятельности дистанционного работника будет являться заключенный с работодателем договор.

В соответствии с ч. 4 ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

При этом исключений для дистанционных работников законодательством не предусмотрено, следовательно, на них также нужно вести табель учета рабочего времени.

С учетом специфики удаленного труда, понятно, что ведение табеля на такого сотрудника будет весьма формальным, но он потребуется, в том числе, для правильного начисления заработной платы, отпускных и других выплат.

Законом установлено, что для получения выплат по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством работник-дистанционщик направляет работодателю оригиналы соответствующих документов по почте заказным письмом с уведомлением. Однако если сотрудник решит предоставить эти документы лично, то нарушением это также являться не будет.

Основания увольнения

Кроме общих оснований увольнения, предусмотренных законодательством, расторжение трудового договора о дистанционной работе по инициативе работодателя может производиться по основаниям, предусмотренным самим договором.

В случае, если ознакомление «удаленщика» с приказом об увольнении осуществляется в форме электронного документа, работодатель в день прекращения трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа на бумажном носителе.

Источник: https://clubtk.ru/chto-nuzhno-znat-pro-distantsionnyy-trud

Что такое дистанционная работа по ТК РФ

Если сотрудник работает дистанционно как его табелировать

С развитием средств связи многие выбирают удаленный режим занятости. Работодателям этот вариант тоже выгоден, тем более что трудовое законодательство позволяет оформить все законно. Но как правильно это сделать? Как составить договор и как его расторгать? Что писать в трудовой книжке? Как контролировать режим труда и отдыха? Разберем подробно эти и другие важные вопросы.

Дистанционная работа по Трудовому кодексу

Определению и регламентированию дистанционной работы в ТК РФ посвящена глава 49.1, это статьи с 312.1 по 312.5. Ответ на вопрос, что это такое, можно найти в статье 312.1. Там сказано, что это выполнение своих рабочих задач вне:

  • местоположения работодателя: предприятия, а также представительства или филиала;
  • стационарного рабочего места или объектов, которые находятся под контролем работодателя (как прямым, так и косвенным).

Бывает, что человек трудится в региональном подразделении. Некоторые полагают, что это тоже дистанционная работа (ДР), но ошибаются. Основной признак удаленного труда — отсутствие прямой связи с объектами и территориями работодателя.

Важное условие ДР — использование телекоммуникаций для связи с работодателем и выполнения рабочих задач. В настоящее время главный «инструмент» дистанционщиков — Интернет.

Но работать удаленно — не значит трудиться без контроля со стороны работодателя, без прав и обязанностей. Человек становится удаленным сотрудником предприятия после того, как с ним заключен трудовой договор о дистанционной работе. Это значит, что он участвует в трудовом взаимодействии на законных основаниях, имеет гарантированные ТК права и обязан соблюдать требования Кодекса.

Следует также учитывать мнение Минтруда, которое, в частности, выражено в Письме №14-2/ООГ-245 от 16.01.17. Речь идет о том, что в настоящее время Трудовой Кодекс не предусматривает возможности заключать такие контракты с гражданами других стран.

Надомная и дистанционная работы: отличия

Иногда, говоря о дистанционной работе, имеют в виду надомную. Но это разные понятия, хоть они и имеют общие черты. Надомный труд регламентирован статьей 310 ТК.

Его главная примета — выполнение работы на дому и выпуск продукции, которая подлежит учету. Например, швейные изделия.

Чтобы было проще понять, чем условия удаленного труда отличаются от надомного, мы обобщили признаки в таблице.

ОсобенностьДистанционная работаНадомная работа
Заключение договора и знакомство с локальными актамиМожно очно, а можно путем обмена электронными документами.Только лично.
Место работыЛюбое, по выбору сотрудника.Дом или принадлежащий работнику объект.
Результат трудаИнтеллектуальная собственность: контент, отчетность и др.Материальный — определенная продукция.
Охрана трудаРаботодатель проводит инструктаж и оплачивает больничные.Помимо инструктажа и оплаты больничных, работодатель контролирует соблюдение норм безопасности и обеспечивает средствами спецзащиты, если они необходимы для работы.
Используемое оборудование и материалыПредоставленные работодателем (или приобретенные на его средства) либо принадлежащие работнику.
Контроль режима труда со стороны работодателяНет. Человек сам планирует и распределяет рабочее время.

Виды дистанционной работы

В законодательстве нет ограниченного списка видов удаленной работы. Но, исходя из определений статьи 312.1, можно сделать вывод, что к этой категории относится, в основном, интеллектуальный труд, результаты которого могут быть переданы средствами телекоммуникации. Список сотрудников, которые могут работать дистанционно, очень велик. Вот лишь несколько примеров:

  • бухгалтеры;
  • журналисты;
  • программисты;
  • редакторы;
  • репетиторы;
  • художники;
  • юристы.

Порядок работы дистанционно

Главное отличие удаленного работника от всех остальных — свобода выбора рабочего места и трудового распорядка. В остальном его работа подчиняется обычным требованиям трудового законодательства.

В частности, прием на работу следует проводить по общепринятым нормам, описанным в статье 68 ТК (с оглядкой на статью 49.1, конечно). Данные контракта должны соответствовать требованиям статьи 57 ТК РФ.

После подписания трудового соглашения работодатель должен издать приказ — это стандартное требование ТК. В части, которая касается характера работы, надо прописать «дистанционная». Сотрудника можно ознакомить с электронной версией приказа.

►Роструд разъяснил, как принимать на работу. Узнайте, о чем промолчал

Трудовой договор

К трудовому договору с дистанционным сотрудником предъявляются те же требования, что и к контрактам с «очниками». Но эти документы обладают рядом особенностей.

Трудовой договор — не единственный документ, который нужен при приеме на работу. Как быть с остальными? Согласно статье 65 ТК, перед заключением ТД работник должен предоставить в отдел кадров ряд документов. Как быть в случае дистанционного трудоустройства? Ответ есть в статье 312.

2: документы, предусмотренные законодательством, можно переслать в электронном виде. Если работодатель потребует бумажные варианты, их надо отправить заказным письмом (можно высылать не оригиналы, а нотариально заверенные копии).

Свидетельство пенсионного страхования сотруднику (если это его первое трудоустройство) придется получать самостоятельно.

Трудовая книжка

В оформлении дистанционного трудоустройства особенно много вопросов возникает по поводу трудовой книжки. Действительно, в цифровом виде этого документа пока не существует, так что электронной подписью тут не ограничишься. Как же быть?

Действующее законодательство допускает 2 варианта:

1 . Не вносить запись об удаленной работе в ТК (не заводить ТК, если это первая работа), если стороны придут к такому соглашению.

2 . Выслать ТК заказным письмом с уведомлением, чтобы работодатель мог сделать запись о трудоустройстве. Запись делается по общим правилам.

Многих соискателей интересует — если не делать запись в трудовой, то как быть со стажем? Можете успокоить дистанционных работников: стаж не пропадет. Основанием для его подтверждения в период удаленной работы будет подписанный договор.

Правила внутреннего трудового распорядка

Поскольку удаленный сотрудник не присутствует на рабочем месте непосредственно у работодателя, внутренние правила трудового распорядка касаются его лишь частично. В частности, статья 312.3 посвящена особенностям организации и охраны удаленного труда. Вот наиболее важные моменты:

1 . Необходимые для работы инструменты (оборудование, средства защиты информации, программное обеспечение) предоставляются удаленному работнику в том порядке и объеме, который оговорен в трудовом соглашении. Там же следует прописать порядок и размер компенсации на случай, если человек использует собственные материальные ресурсы.

2. В части обеспечения безопасности труда работодатель действует в рамках статьи 212 ТК (абзацы 17, 20, 21 часть 2), то есть проводит инструктаж и знакомит с требованиями. Другие обязанности, которые есть у работодателя по отношению к очным сотрудникам, на дистанционщиков не распространяются.

►Какие положения нужно, можно и нельзя включать в ПВТР

Условия труда при дистанционной работе

Несмотря на то, что в договоре местом работы указывается домашний адрес сотрудника, к этому месту он не привязан — может работать в кафе, на природе, где захочет. Если контракт предусматривает, удаленщик может появляться в офисе, например, чтобы сдать отчеты или получить зарплату. Никаких обязательств в этой части закон не предусматривает.

Проще говоря, у дистанционщиков те условия труда, которые они сами себе обеспечивают. С одной стороны, это замечательно, ведь не нужно тратить время на дорогу и разделять невзгоды «офисного рабства» с коллегами. С другой, никаких печенек, бесплатного кофе и других «плюшек». Кроме того, такой подход требует высокой самоорганизации в части трудового режима.

Режим труда и отдыха

Этот момент регулируется статьей 312.4 ТК, где сказано, что при дистанционном труде режим может быть любым, по усмотрению работника. Если только иное не прописано в трудовом договоре.

Это значит, что стороны вольны в выборе: удаленный сотрудник работает по такому же графику, как остальной персонал или устанавливает себе собственный распорядок.

Если оговорен свободный график, отделу кадров не нужно вести учет рабочего времени удаленного работника. Но если распорядок прописан в договоре, значит надо табелировать. При этом обязательно учитывать и оплачивать переработки. Из-за сложностей контроля этот вариант не годится для большинства работников, но некоторым без него никак. Например, диспетчерам.

►Семь изменений в охране труда: что сделать уже сейчас, а с чем не торопиться

Оплата

Если по условиям трудового договора удаленный работник трудится по установленному графику, работодателю следует учитывать фактически отработанное время, чтобы рассчитать оплату.

Когда такой возможности нет, на помощь приходят реестры фактически выполненных работ.

Таким образом, хотя в законе и нет четких ограничений по оплате удаленного труда, фактически сложилась практика попроектной оплаты.

Расчет происходит, главным образом, банковскими переводами по тем реквизитам, которые сотрудник указал в договоре. Также допустим вариант выплаты наличными из кассы — тем удаленщикам, которые иногда появляются на предприятии. В этом случае такой режим выплаты зарплаты следует четко прописать в договоре.

Реквизиты для оплаты — важная часть дистанционного ТД. Если сотрудник хочет получать переводы на другую карту, необходимо оформить смену реквизитов соглашением к договору.

Компенсация

Обычно удаленная работа — это самостоятельная организация всех процессов работником. Он сам выбирает, какое оборудование и какие программы ему применять.

При этом зачастую исполнение трудовых обязанностей сопряжено с дополнительными затратами: оплатой электроэнергии, износом оборудования, покупкой программ, расходами на пользование платными ресурсами.

Обязан ли работодатель все это возмещать?

Нет, не обязан. Но может, если стороны об этом договорятся (статья 312.3 ТК). В этом случае порядок и объем компенсации надо прописать в ТД.

Согласно письму Минфина №03-04-06/11996 от 11.04.13, для получения компенсации работник должен предоставить работодателю документальное свидетельство своих расходов. Здесь есть важный нюанс: если оборудование принадлежит работнику и используется не только для работы, обязательно разделить степень износа на служебную и личную.

Как уволить

Расторжению трудового договора с дистанционщиком посвящена статья 312.5 ТК. Основания для прекращения контракта могут быть те же, что и для очных работников. Действия при таких основаниях описаны в статьях Трудового Кодекса №№77, 78, 80, 81, 83 и 84.

Но, поскольку удаленная работа имеет свои нюансы, можно прописать в трудовом контракте специальные условия прекращения взаимодействия. Вот основные примеры таких условий:

  • предельный объем работы, качество которой ниже установленных норм;
  • систематическое нарушение сроков сдачи работы;
  • уклонение от контакта с работодателем в установленное время;
  • отказ от предоставления отчетов.

Эти дополнительные условия могут отличаться для каждого случая и должны устанавливаться с учетом специфики конкретной удаленной работы.

Порядок расторжения трудового договора не отличается от обычного. В частности, сохраняется требование об уведомлении в случае реорганизации компании и об издании приказа об увольнении.

С приказом можно ознакомить через электронные средства связи, а оригинал выслать почтой. По статье 62 ТК, у работника есть право потребовать все документы о своей трудовой деятельности.

Это требование надо удовлетворить, документы выслать заказным письмом.

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1098648-19-m4-distantsionnaya-rabota-chto-nujno-znat

Как оформить дистанционного сотрудника: трудовой договор, соглашение о работе, приказ о переводе | Оформление на работу надомных работников

Если сотрудник работает дистанционно как его табелировать

Определение дистанционной работы — статья 312.1 Трудового кодекса

В Трудовом кодексе есть термин «дистанционная работа». Это обычная работа по трудовому договору, только без привязки к офису работодателя.

Представьте, что есть два бухгалтера. Мария работает в компании «Зяблик», ходит в офис. Она офисный сотрудник. И Елена — она делает всё то же самое, только из дома. Она дистанционный сотрудник.

В Трудовом кодексе нет ограничений, каких сотрудников можно брать на дистанционную работу, а каких нет. Поэтому, если условия позволяют, берите кого угодно: бухгалтера, юриста, маркетолога, менеджера по продажам.

Условия работы — как для офисных сотрудников

По Трудовому кодексу дистанционные сотрудники работают, как «штатные сотрудники на общих основаниях». На практике это значит, что работодатель:

  • дает отпуск;
  • оплачивает больничный;
  • доплачивает за переработку или работу в праздники;
  • платит суточные и компенсирует расходы в командировке;
  • расследует несчастные случаи, которые произошли во время рабочего дня. Допустим, сотрудник упал в офисе и сломал ногу. Работодатель обязан выяснить причину падения и, если виноват работодатель, компенсировать ущерб. То же самое с дистанционным сотрудником. Бухгалтер работает из дома и упала во время подготовки отчета — работодатель выясняет, что случилось;
  • дает оборудование и программы для работы или компенсирует, если у сотрудника всё свое. Вот для работы нужны компьютер, телефон, лицензионный фотошоп. Если у сотрудника всё свое, работодатель выплачивает компенсацию.

Общее правило такое: работодатель делает для дистанционного сотрудника всё то же самое, что для офисного. Если кто-то думал на таком сэкономить, то не получится.

Без трудовой книжки, но с электронной подписью

Документы для трудового договора

Правила оформления дистанционного сотрудника почти не отличаются от оформления офисного. Список документов такой же:

    Шаблон приказа с Консультанта-плюсКак принимать и передавать документы
  • личные документы сотрудника. Это паспорт, страховое свидетельство и документы об образовании, если нужны;
  • документы об условиях работы. Обычно среди них должностная инструкция, инструкция по охране труда, положение о персональных данных и коммерческой тайне;
  • трудовой договор;
  • приказ о приеме на работу.

Есть два отличия по сравнению с офисными сотрудниками. Первое — трудовая книжка. По Трудовому кодексу работодатель не обязан ее заполнять для дистанционного сотрудника, только если он сам попросит. Просьба — это заявление сотрудника с его подписью.

Еще одно отличие в оформлении документов — необязательно встречаться, чтобы подписать документы. Есть два способа для этого. Первый — через Почту России или курьера. Работодатель отправляет два экземпляра трудового договора и документов об условиях работы, сотрудник подписывает и отправляет по одному экземпляру обратно. Так он показывает, что всё видел и со всем согласен.

Еще один способ взять на дистанционную работу — удаленно подписать документы. Но здесь, как всегда, подвох. Есть компании, которые считают, что удаленно — это когда сотрудник получает трудовой договор по электронной почте, распечатывает, подписывает, сканирует и высылает скан по почте. Для дистанционной работы это не так.

Как получить электронную подпись

Чтобы принять на работу дистанционного сотрудника, он и работодатель должны подписать трудовой договор, а сотрудник — показать, что видел документы об условиях работы. Например, должностную инструкцию и положение о коммерческой тайне. Для этого понадобится электронная подпись сотрудника.

Электронная подпись, или ЭП — замена рукописной подписи для электронных документов. Она подтверждает, что именно Мария Машкина подписала договор, а не кто-то еще. Получение электронной подписи может занять неделю и три тысячи рублей.

В Трудовом кодексе нет указания, кто оплачивает получение подписи и вообще этим занимается. Обычно это делает работодатель за сотрудника: он нанимает десять сотрудников, оплачивает десять подписей. При этом заставить сотрудника делать подпись за свой счет нельзя.

Если сотрудник подписывается эл. подписью, бумажная версия договора всё равно нужна. В этом случае работодатель отправляет договор заказным письмом. На отправку — три календарных дня с даты подписания.

Мой совет — подписывать договор на встрече или через электронную подпись. По закону без подписанных документов сотрудник не вправе работать, а на пересылку уходит время. Еще есть риск, что сотрудник забудет прислать экземпляр документов, работодатель об этом забудет, и компания останется без документов.

Дистанционный формат работы

В трудовом договоре работодатель и сотрудник договариваются обо всем: сколько сотрудник работает, как получает задания и отчитывается, какое оборудование будет использовать.

Трудовой договор для дистанционного сотрудника мало чем отличается от обычного. Я расскажу об особенностях. Первое, что должно быть в договоре — формат работы. Это кажется очевидным, но я видела трудовые договоры, где не было слова «дистанционный», хотя речь об удаленной работе. Подходит такая фраза:

Работник выполняет работу дистанционно. Дата начала дистанционной работы — 21 ноября 2018 года.

Если в договоре нет формата работы, у трудовой инспекции могут появиться вопросы, почему сотрудник в другом городе или работает из дома.

Место работы или место заключения договора

Требования к трудовому договору

По трудовому кодексу место работы — обязательное условие договора. Можно написать домашний адрес сотрудника или любой другой, где он бывает.

Отпуск удаленного сотрудника:

письмо Минфина

статья 312.1 Трудового кодекса

От региона работы зависит количество отпускных дней и надбавка к зарплате. Место работы для удаленных сотрудников — это место нахождения, так говорит Минфин в своем письме и Трудовой кодекс.

Бухгалтер Мария работает из дома, дом в Якутске. Ее отпуск — 52 дня:

28 дней — обязательный отпуск,

24 дня — дополнительный за работу на Крайнем Севере.

Если сотрудник меняет город, например, живет то в Москве, то в Якутске, непонятно, как считать отпуск и доплату. Чтобы избежать споров с сотрудником, предлагаю писать не «место работы», а «место заключения договора». Таким местом может быть город, где сидит работодатель.

Поводы для увольнения

Дистанционного сотрудника можно уволить точно также, как офисного, если он нарушает условия работы.

Можно ли уволить сотрудника за прогул?

Секретарь Елена должна была отработать пять дней, но три из них прогуляла. Трудовой кодекс называет это «неисполнением трудовых обязанностей». За нарушение компания вправе уволить по статье, это 81-я статья, шестой пункт, подпункт «А».

На практике за один прогул уволить не получится, но за несколько прогулов — да.

Чтобы были доказательства нарушения условий, советую основные условия прописать в договоре. Для дистанционного сотрудника это:

  • график и продолжительность работы. Рекомендую установить общую продолжительность рабочего времени — 40 часов в неделю;
  • в какие часы сотрудник на связи и как показывает, что он на связи. В договоре пишем, что сотрудник отвечает в телеграме не реже раза в час, кроме обеда. По понедельникам — планерка. Если сотрудник не вышел на связь без предупреждения, это может расцениваться как прогул.
  • как сотрудник получает задачи. Например, «Руководитель сотрудника отправляетслужебные задания и необходимую информацию для их выполнения на электронную почту ivanov@firma.ru»;
  • как отчитывается. «Работник отправляет результаты работы на электронную почту работодателя petrov@firma.ru. Срок — в служебном задании»;
  • дополнительные причины увольнения. Например, «если сотрудник не выполняет задания в срок и у него нет уважительной причины, работодатель вправе объявить выговор с последующим расторжением договора. Список уважительных причин — в приложении №1».
  • оборудование и компенсация. В договоре пишете, что понадобится сотруднику для работы, он покупает нужные вещи сам или за счет работодателя. Пример формулировки: «Работник использует собственную оргтехнику для работы. Работодатель выплачивает работнику компенсацию за использование оргтехники в размере 1000 рублей в месяц. Срок — до 10-го числа каждого месяца».

Подробности выполнения задач, кто кому подчиняется и в каком формате отчитывается, можно расписать в должностной инструкции или в трудовом договоре. Мой совет — описывать всё это, как можно подробнее. Иначе есть риск, что сотрудника не получится уволить, даже если он фактически не работает.

Согласие сотрудника

Работодатель вправе перевести сотрудника на дистанционную работу. Это можно сделать по инициативе компании или сотрудника.

Предложение работодателя. Если перевод — инициатива работодателя, он сообщает об этом за два месяца. Для этого есть уведомление: с такого-то числа предлагаем перейти на удаленку. Уведомление нужно передать лично и попросить сотрудника расписаться, что он видел предложение и со всем согласен.

Пример уведомления о переводе на дистанционную работу

Работа, которую обязан предложить работодатель — 74-я статья Трудового кодекса

Сотрудник вправе отказаться от дистанционного формата работы. Допустим, речь о бухгалтере Марии. Если работодатель хочет, чтобы бухгалтер работал удаленно, а Мария против, у него два варианта:

  • согласиться с Марией и разрешить ей работать в офисе;
  • отказать и уволить Марию.

Уволить просто так нельзя. Сначала работодатель предлагает свободные вакансии. Там много правил, но вот главное: надо предлагать буквально все свободные вакансии. Например, врача, финансового директора и уборщицы. Вот прямо все.

Можно уволить, если сотрудник отказывается от новой работы — Трудовой кодекс

Если сотрудник отказывается от предложений, работодатель вправе его уволить, право дает седьмой пункт 77-й статьи Трудового кодекса. Он говорит о том, что компания изменила условия работы, предложила другие вакансии, но сотрудник отказался.

Предложение сотрудника. Сотрудник может сам попросить перевести его на дистанционную работу. Для этого он пишет заявление и рассказывает о причине.

Пример заявления о переводе на дистанционную работу

Обычно просьба сотрудника связана с тем, что сложно добираться до работы или хочется поехать в другой город, появился ребенок или нужно ухаживать за пожилыми родственниками. У работодателя нет обязанности соглашаться на просьбу сотрудника. Поэтому даже если сотрудник очень хочет, а работодатель против, сотруднику придется ездить в офис или увольняться.

А есть еще надомники — это другое

Правила для документов: статьи 310 и 312.2 Трудового кодекса

В Трудовом кодексе два типа сотрудников, которые работают вне офиса работодателя, — надомники и дистанционные. Правила оформления приема на работу отличаются, поэтому здорово заранее разобраться.

В Трудовом кодексе нет подробного описания, чем надомники отличаются от дистанционных сотрудников. Единственный критерий, который можно применить на практике, — насколько много ручного труда в работе сотрудника. Если много, это надомник.

Елена отвечает на звонки клиентов, но работает из дома. Каждый день она составляет отчет: сколько клиентов позвонили, что спрашивали, какие просьбы и проблемы. Суть ее работы — в ответах на звонки, поэтому формально это дистанционная работа.

Оксана собирает подарочную упаковку для клиентов: у нее сотни листов картона, которые надо сложить по схеме. В конце дня с нее — отчет, в котором она рассказывает, сколько собрала упаковок, сколько брака в картоне и какого. Фокус работы — на сбор упаковки, и это ручной труд. Формально Оксана надомник.

Надомные и дистанционные сотрудники по-разному оформляются на работу. Вот главные отличия:

Работодатель сам выбирает, как оформить сотрудника. Если он вдруг ошибется и оформит надомника как дистанционного сотрудника, большой ошибки не будет. Никаких штрафов за это нет.

Источник: https://delo.modulbank.ru/all/remote

Как оформить дистанционного работника на работу: пошаговая инструкция 2019 и образцы документов

Если сотрудник работает дистанционно как его табелировать

Дистанционная работа в последнее время набирает популярность, в связи с чем в трудовой кодекс была добавлена глава 49.1, регулирующая порядок приема удаленных работников.

Такой человек должен быть принят в штат в соответствии с ТК РФ, с ним заключается трудовой договор, оформляется нужная кадровая документация, он имеет право на трудовые гарантии, отпуск, оплату больничных.

Ниже представлена пошаговая инструкция для кадровиков, которая поможет в грамотном оформлении на работу дистанционно.

Кто такой удаленный сотрудник по ТК РФ?

Удаленный работник — это человек, который осуществляет трудовые функции, согласно инструкции для должности, вне места расположения организации работодателя.

При этом отсутствует прямой контроль начальника над дистанционным подчиненным ввиду удаленности данных лиц друг от друга.

Связь между работодателем и дистанционным работником осуществляется посредством телефона, электронной почты, сети Интернет, почтовой связи.

При приме на работу таких лиц опираться нужно на главу 49.1 ТК РФ.

Если работник принимается в организацию не удаленно, то пошаговая инструкция по оформлению трудоустройства выглядит таким образом.

главы 49.1:

  • ст.312.1 — понятие дистанционной работы и удаленного работника;
  • ст.312.2 — вопросы, касающиеся заключения и изменения трудового договора;
  • ст.312.3 — организация труда лиц, работающих дистанционно;
  • ст.312.4 — время работы и отдыха;
  • ст.312.5 — порядок увольнения.

Пошаговая инструкция по оформлению на работу дистанционно

Если рассмотреть пошагово процедуру трудоустройства на работу удаленных сотрудников, то можно выделить следующие шаги:

Шаг 1Достигается устное соглашение о трудоустройстве
Шаг 2Получается комплект документов от будущего сотрудника
Шаг 3На основании полученной документации формируется трудовой договор
Шаг 4Электронная копия договора, заверенная электронной подписью руководителя организации, направляется сотруднику для подписания (если нет возможности подписать электронно, то направляется оригинал с помощью почтовой связи)
Шаг 5После подписания один экземпляр возвращается работодателю
Шаг 6На основании трудового договора составляется приказ о приеме по форме Т-1
Шаг 7Удаленному работнику передаются в электронном виде необходимые документы, которые будут регулировать его трудовую деятельность (должностные инструкции, различные положения, внутренние локальные акты предприятия)
Шаг 8На принятого человека заводится личная карточка Т-2
Шаг 9Если нужна запись в трудовой книжке — то документ передается работодателю заказным письмом с описью вложения

Данная пошаговая инструкция в ряде случаев может включать дополнительные шаги, однако в целом процедура регулируется указанным порядком.

При этом работодателю нужно четко соблюдать требования гл.49.1 ТК РФ, где оговариваются особенности процедуры трудоустройства на дистанционную работу.

Какие документы нужны?

Пакет документации, требуемый для оформления трудоустройства на дистанционную работу, стандартный. Перечень прописан в ст.65 ТК РФ и включает в себя такие бумаги:

  • заявление от работника — только, если это нужно самому работодателю в силу каких-либо внутренних потребностей и установленного порядка;
  • паспорт;
  • документы об образовании, если профессия требует специальных знаний;
  • военный билет для военнообязанных или подлежащих призыву;
  • трудовая книжка, если нужно внести запись о приеме на работу;
  • СНИЛС.

Если есть рекомендательные письма, то их также можно направить работодателю, однако для оформления трудоустройства они особой роли не играют.

Обмен документами между удаленным сотрудником и работодателем можно произвести с помощью почтовой связи (отправляются заказным письмом документы и их заверенные копии) или с помощью электронного документооборота. Последнее возможно, если у обеих сторон имеется усиленная квалифицированная электронная подпись.

Изначально указанный комплект документов нужно направить в электронном виде, далее, если того потребует работодатель, их нужно передать в оригинале на бумаге через заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении.

Особенности заключения трудового договора

После получения документации от гражданина, работодатель обязан составить трудовой договор, который будет учитывать специфику удаленной работы.

Электронный вариант договора направляется работнику в двух экземплярах, после подписания один экземпляр возвращается работодателю.

После этого в течение трех дней работодатель обязан направить бумажный оригинал дистанционному работнику с помощью заказного письма.

Что должно быть в трудовом соглашении об удаленной работе:

  • следует четко обозначить, что трудовая деятельность осуществляется удаленно от работодателя;
  • сроки направления электронных документов о подтверждении полученных бумаг, направляемых каждой из сторон друг другу, то есть описывается порядок обмена документацией между удаленным сотрудником и работодателем;
  • режим и график работы — может строго регламентироваться, возможно установление собственного графика;
  • способ передачи отчетов удаленным сотрудником о проделанной работы, периодичность направления отчетов;
  • порядок обеспечения работодателем необходимым оборудованием для работы, техническими и программными средствами;
  • предоставляемые дополнительные гарантии, связанные с удаленной работой — оплата связи, интернета и пр.

Образец трудового договора с дистанционным работником.

Образец приказа о приеме

Следующий этап пошаговой процедуры — это заполнение приказа о приеме на работу, для этого рекомендуется использовать унифицированный бланк Т-1.

Приказ составляется стандартным образом, при этом в поле «условия работы» следует указать, что работа носит дистанционный характер.

Скачать образец приказа о приеме дистанционного работника — word.

Ознакомление с внутренними актами организации

Ознакомительная процедура обязательно проводится, несмотря на то, что работник будет трудиться дистанционно, то есть удаленно от места нахождения организации работодателя.

Сотруднику следует в электронном виде направить следующие документы:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • коллективный договор, если есть;
  • должностную инструкцию;
  • иные имеющиеся локальные акты, относящиеся к деятельности.

Факт ознакомления подтверждается с помощью постановки подписи в необходимом месте.

Надо ли заполнять трудовую книжку?

Данный вопрос решается по желанию работника. Если он хочет, чтобы была внесена запись в трудовую книжку, то ее нужно передать заказным письмом работодателю, и последний обязан внести запись о приеме.

Если человеку данная запись не нужна, то трудовая книжка не представляется, и сведения о трудоустройстве не вносятся.

Трудовой стаж подтверждает заключенный договор.

Как правильно внести запись в трудовую книжку?

Как вести учет в табеле?

Табель учета рабочего времени должен вести каждый работодатель, в нем он либо фиксируется отклонения от нормального рабочего дня, либо отражает ежедневно фактическую информацию о работнике.

Как отражать информацию о работе дистанционно в табеле учета рабочего времени, если нет возможности проконтролировать его рабочий процесс?

Рекомендуется данную процедуру проводить с помощью фиксации отклонений:

  • выходные обозначать как В или 26;
  • оплачиваемый основной отпуск обозначать в табеле как ОТ или 09;
  • больничные — Б или 19.

Дни осуществления рабочих обязанностей в табеле учета никак не обозначать. Пустые клетки автоматически будут восприниматься как явки, то есть полностью отработанный рабочий день без каких-либо отклонений.

Рекомендуем к просмотру видео, где подробнее рассматриваются особенности трудоустройства удаленных работников:

Источник: https://9trud.ru/poshagovaya-instrukciya-po-priemu-na-rabotu-distancionnogo-rabotnika/

Юрист Сергеев
Добавить комментарий