Номенклатура дел в кадровом делопроизводстве 2017 образец

Как сделать номенклатуру дел отдела кадров?

Номенклатура дел в кадровом делопроизводстве 2017 образец

Организация – механизм сложный. Для слаженной работы необходима не только отладка производственных или иных процессов, но и систематизация документооборота.

Последний и существует для того, чтобы не запутаться в делах и действиях. Для каждого подразделения, например, для отдела кадров, определена номенклатура дел, которые находятся в его ведении.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Для чего нужна организации номенклатура дел?

При ведении документооборота специалисты, в нашем случае отдела кадров, руководствуются следующими законодательными нормами:

  • Приказом Главархива No 33 (23 мая 1988г.), изданного еще в СССР. Этот документ вводит в действие основные правила документооборота, обеспечения управления документами.
  • Решением Росархива (06 февраля 2002г.).
  • Правилами делопроизводства (Постановление правительства « Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» No 477 2009г. 15 июня).

Номенклатура дел кадровой службы – справочник архивных дел работников и иных, связанных с кадрами, материалов: когда принят, когда уволен, зарплата, перемещение внутри организации и т.д.

Кроме того, работником может быть затребована архивная справка во время работы и после увольнения, поэтому существует срок для хранения материалов или дел.

Подробнее про номенклатуру дел организации читайте в нашей статье.

Нужные документы содержатся в отделе. Остальные материалы отправляют в архив. Номенклатура позволяет упорядочить дела, систематизировать их. Ее особенности:

  • Простота поиска.
  • Индексация хранящихся документов.
  • Установленный срок хранения материалов.
  • Учет документов, которые хранятся меньше 10 лет.
  • Учет и опись тех, которые хранятся свыше 10 лет.
  • Уничтожение документов, хранение которых прекращено, истек срок.
  • Составление актов на их уничтожение.

Ее виды

Материалы, а равно дела, участвующие в документообороте, имеют каждый свои наименования. Систематизированный перечень их называется номенклатурой. Она составляется по установленной форме.

Номенклатура бывает трех видов:

  • Типовая. Является обязательной для организаций одного типа. Утверждается законодательно или ведомством для подчиненных структур.
  • Примерная – рекомендация для определенных предприятий и организаций.
  • Индивидуальная. Она создается для конкретной организации, утверждается ею. Может содержать в себе два подвида: для подразделения и сводную, т. е. созданную на основе номенклатур всех подразделений.
  • Номенклатуры дел отделов

    Каждый отдел организации ведет свою номенклатуру дел. Дела у каждого подразделения разные, соответственно, и номенклатуры отличаются. Рассмотрим для примера образцы номенклатур нескольких отделов организации.

    Бухгалтерия

    В номенклатуру данного отдела входят все документы, связанные с бухгалтерской, налоговой отчетностью, включая страховые взносы. В нее входят внутренние бухгалтерские документы и исходящие, например, отчеты по налогам. Включают в перечень и входящие документы, оплаченные счета и тому подобное.

    Если на бухгалтерию возложены и функции отдела кадров, то в номенклатуру включают и кадровые документы.

    Юридический

    В перечень включены все юридические документы, связанные с деятельностью предприятия. В обязательном порядке содержатся федеральные законодательные акты, нормативные документы, постановления региональных органов, устав организации, журналы доверенностей, акты приема-передачи должности начальника подразделения.

    Основная особенность этой номенклатуры заключается в том, что на хранение она в ведомственные или государственные архивы не передается.

    Хранится она постоянно в организации до прекращения ее деятельности. Для включенных в перечень документов установлен срок хранения до 5 лет. При этом федеральные акты списываются по утрате ими силы, местные – через год, внутренние – с момента прекращения действия в течение пяти лет.

    Данное положение зависит от категории документов. Например, правовая переписка хранится 3 года, а договора с организациями – 5.

    Отдел кадров

    В номенклатуру кадровой службы включают документы и материалы, касающиеся персонала и сотрудников организации:

    1. Составленные кадровиком.
    2. Поступившие от руководства, смежных подразделений, персонала.
    3. Учетные документы персонала, формы, которые предусмотрены для работы с кадрами.

    Основной список документов включает в себя:

    • Должностные инструкции.
    • Положения о подразделениях и трудовом распорядке, а так же правила его.
    • Внутренние акты, касающиеся персонала, например, мотивации, материальной и моральной, защиты персональных данных.
    • Распоряжения, приказы по персоналу.
    • Договоры (трудовые), включая соглашения к ним.
    • Личные дела сотрудников. Списки, учетные карточки по Т-2 (форма учета).
    • Книги приказов по личному составу, журналы регистрации их, а так же договоров, учета командировок, трудовых книжек, отпусков и прочее.
    • Объяснительные, служебные и прочие записки, а так же докладные и другие материалы, которые служат основанием для издания распоряжений и приказов по персоналу.
    • Справки, служебная переписка.
    • Документы работников, например, копии дипломов или паспортов, другие материалы.
    • Входящие документы, к примеру, административные акты на работников организации.

    Перечень – не полный. Но основой для создания номенклатуры может послужить. В зависимости от специфики деятельности, организационной формы список может дополняться или изменяться. Например, если коллективный договор не принимался, личных дел не ведется, то эти документы в перечень можно не включать.

    Однако существуют общие правила, которые нужно соблюдать:

  • Трудовые договоры включаются в личные дела, либо их регистрируют отдельно. Во втором случае договоры выделяются в перечне отдельной группой, массивом. В первом – нет.
  • Соглашения к договорам отдельно не регистрируются.
  • Если работников много, то все договоры разбиваются по группам, томам, регистрируются по алфавиту.
  • Договоры с уволенными работниками перемещаются в папку с недействующими договорами. Речь идет о событиях, свершившихся в течение календарного года.
  • Форма Т-2 включается в перечень отдельно. Это основной документ кадрового учета.
  • Картотека формируется как по подразделениям, так и по алфавиту.
  • Распоряжения и приказы по кадрам хранятся раздельно. Разделяют их по сроку хранения.
  • Штатное расписание хранится и значится в отделе кадров копией, поскольку оно не самостоятельный документ, а приложение к приказу, определяющему основную деятельность.
  • Подлинник включается в сводную номенклатуру организации. Лучше всего выделить этот документ (копию штатного расписания) в отдельное дело. В него сюда будут подшиваться материалы, связанные с изменениями в штате.

    Основной же особенностью кадровой номенклатуры, как нам кажется, является срок хранения материалов и документов. Минимальный срок установлен для документов, ставших не нужными, истекла надобность в них. Он составляет не менее 1 года.

    Важные для организации и самого отдела документы хранятся до ликвидации организации.

    Это договор администрации и коллектива, положение об отделе кадров и ряд других. Максимальный срок хранения установлен – 75 лет. Он действует для документов по личному составу: трудовых договоров, карточек учета персонала, личных дел. После ликвидации, подлежащие длительному хранению материалы, передаются в ведомственные или государственные архивы.

    Как правильно составить?

    Перечень дел организация составляет индивидуально. Если при создании применяется типовая номенклатура, то из установленной формы название дел переносят в свой перечень.

    При формировании номенклатуры учитывается специфика организации, ее структура, деятельность. Если в организации есть структурные подразделения, то сначала создаются внутри отделов или подразделений свои перечни, затем они сводятся в единую номенклатуру всей организации.

    Для разработки можно привлечь, как стороннюю организацию, например, архив, так и поручить своим работниками или подразделению. Для этого руководство выпускается приказ о разработке номенклатуры предприятия, с назначением ответственных лиц.

    В перечень в обязательном порядке включают:

    • Устав организации.
    • Положения о структурных подразделениях. Если они есть.
    • Номенклатура дел подразделений.
    • Штатное расписание.
    • Нормативные акты, регулирующие деятельность организации.
    • Должностные инструкции.

    После проведенного анализа перечней дел прошлых лет в номенклатуру могут быть включены незавершенные дела, документы, находящиеся на хранении (если срок хранения свыше 10 лет, то обязательно).

    Первый раз номенклатуру разрабатывают сразу после создания организации. Затем каждый год ее уточняют. Если необходимо, то дополняют или реформируют, удаляя из нее устаревшие и утратившие силу или надобность дела.

    Правилами установлена форма номенклатуры. Составляется она в виде таблицы. Для сводной номенклатуры (основной) организации 7 приложение Правил работы архивов. Для подразделений – 8 приложение.

    Таблица представляет собой 5 колонок (граф):

    • Номер (индекс) дела.
    • Наименование его.
    • Количество папок (единиц хранения) в деле.
    • Срок хранения дела.

    Информация в этой графе может быть разной. Например, сообщение о том, что дело хранится в электронном виде или передано в вышестоящую организацию.

    Порядок составления и утверждения

    Первым делом проводится анализ всех документов, предыдущих перечней, возникших документов в процессе деятельности, Устава, коллективного договора, штатного расписания, нормативных актов и других значимых материалов.

    Если в организации есть подразделения, то сначала свои номенклатуры верстают они. Затем эти документы согласуются с экспертной комиссией (ЭК) или собственной архивной службой.

    После этого, создается сводная номенклатура. Она так же согласуется с ЭК и со специалистами архива.

    Согласованный перечень утверждается руководством и вводится в действие приказом.

    Нюансы номенклатуры отдела кадров узнайте из видео:

    Источник: https://bizakon.ru/kadry/nomenklatura-del-otdela.html

    Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

    Номенклатура дел в кадровом делопроизводстве 2017 образец

    Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002).

    Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации (отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг), которые образуются в деятельности организации.

    Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на 2019 год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи.

    Его можно скачать бесплатно и без регистрации.

    Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании.

    Разрабатывая номенклатуру дел, следует руководствоваться:

    1. Положением о создании организации либо Уставом.
    2. Положением обо всех структурных подразделениях субъекта.
    3. Штатным расписанием на текущий год.
    4. Номенклатурой дел прошлых лет.
    5. Описями дел постоянного или временного хранения (более 10 лет).
    6. Регистрационными формами учреждения.
    7. Типовыми, а также ведомственными перечнями бумаг с указанием сроков хранения.
    8. Тем, каковы типовые и примерные сроки хранения документов по номенклатуре дел, доведенные вышестоящими министерствами и ведомствами.

    Сфера предназначения

    Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д.

    Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:

    • упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
    • уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
    • облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
    • обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.

    Отметим, что утвердить образец (номенклатура дел организации 2019) обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений. Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы. Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.

    Виды номенклатуры

    В настоящее время действуют три вида номенклатуры дел:

    1. Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций.
    2. Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.
    3. Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.

    Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств. Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке.

    Например, Министерством образования региона утверждается примерная номенклатура дел в школе на 2019 год с новыми сроками хранения. Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству.

    Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта. То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях.

    Правила формирования

    Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.

    Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.

    Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.

    Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения.

    Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны.

    Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

    Как не упустить главного

    Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2019, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:

    Шаг 1. Назначьте ответственного.

    Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива.

    Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.

    Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.

    Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел. Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу.

    Шаг 3. Объединение.

    Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.

    Например, номенклатура дел в ДОУ на 2019 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав.

    Шаг 4. Утвердите приказ.

    Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел.

    Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

    Скачать

    Если деятельность компании является государственной тайной либо имеются специфические особенности, чтобы обеспечить полный и достоверный учет и сохранность документации, необходимо проконсультироваться с представителями госархива. В таком случае направьте письменный запрос о предоставлении разъяснений, как будет вестись номенклатура дел, сроки хранения документов и статьи на 2019 год для вашего учреждения.

    Как составить опись дел

    Чтобы определить порядок составления документа, необходимо определить его структуру. НД состоит из следующих реквизитов:

    Наименование реквизита
    ИндексЦифровое обозначение заводимого дела в организации с учетом подразделений и порядковых номеров вносимого вида документа.
    НаименованиеЗаголовки или полные наименования. В НД вносятся в зависимости от их значимости для компании.
    Количество единиц храненияОтражается количество томов, книг, частей объектов хранения. Показатель заполняется в конце календарного года.
    Сроки храненияУказываются сроки хранения документации с указанием статей действующих НПА, в которых регламентирована данная информация. Подробнее о сроках расскажем далее.
    ПримечанияДополнительная информация, заполняется при необходимости.

    Обратите внимание, что указывать в описи простые или обобщенные фразы недопустимо. Например, нельзя указать «деловая переписка», входящая документация», «справочная информация». Необходимо конкретизировать виды бумаг по видам, форматам и срокам хранения.

    Сроки хранения

    Определить все наименования форм и бланков в номенклатурной описи — не единственная сложность в формировании документа. Вторая по значимости трудность — это правильно указать сроки хранения бумаг.

    Отметим, что каждый бланк, письмо, отчет, табель или справка относятся к конкретной категории документации. Для каждого вида определен конкретный, минимальный срок хранения. Хранить бумаги менее установленного срока нельзя.

    Напомним, что сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с действующими НПА:

    • Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 — для основных видов документации;

    Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/kak-zapolnit-formu-nomenklatury-del-byudzhetnoy-organizatsii

    Составление номенклатуры дел организации в 2017 году

    Номенклатура дел в кадровом делопроизводстве 2017 образец

    Огромное значение в организации хранения документов играет номенклатура дел. Ее составление и оформление в организации является обязательным и необходимым для дальнейшего хранения дел. В данной статье мы рассмотрим, как должна оформляться номенклатура дел в 2017 году.

    Из данной статьи вы узнаете:

    • как составить номенклатуру дел организации;
      • номенклатуру дел коммерческой организации;
      • номенклатуру дел бюджетной организации;
    • образцы номенклатуры дел в 2017 году.

    Составление номенклатуры дел организации

    Наличие номенклатуры дел является обязательным для каждой организации. Более того, данная необходимость обусловлена большим практическим значением номенклатуры, которая помогает в определении сроков хранения документов, состава дела и т.д.

    Также с помощью номенклатуры становится возможным более систематизированное архивное хранение дел и дальнейшая работа с ними. Однако не все имеют представление, как составить номенклатуру дел организации (образец представлен ниже), и чем руководствоваться при ее оформлении.

    Давайте разберемся в данном вопросе.

    Скачать чистый бланк >>>

    Номенклатура дел образец

    Как известно, документы в дела должны группироваться по одному виду (вопросу) и с одинаковыми сроками хранения. В этом вопросе номенклатура дел представляет собой своеобразный справочник, классифицирующий состав дел и их сроки хранения.

    Иначе говоря, номенклатура дел содержит перечень заголовков дел, составленных в организации, и их сроки хранения.

    С помощью номенклатуры можно заранее определить, к какому делу будет относиться тот или иной документ, что во многом упрощает дальнейшее составление дел.

    Однако это не единственное практическое использование номенклатуры. Ее наличие в организации необходимо для разных целей.

    • Используется для систематизации документов при составлении дел. При этом речь идет не только о бумажных документах, но и об электронных, которые также можно систематизировать при организации электронного хранения с помощью номенклатуры.  
    • Для проведения первичной экспертизы ценности документов. При предварительном оформлении документов в дела с помощью номенклатуры дел отмечается его срок хранения (в соответствии со сроком, указанным в номенклатуре). Это во многом помогает избежать группировки в дело документов с разными сроками хранения, а, следовательно, упрощает и последующую процедуру экспертизы ценности документов.  
    • Служит примером для составления регистрационного номера документа. Так как номенклатура содержит индексы всех дел, то, по предварительной оценке, можно определить, к какому делу будет относиться тот или иной документ. Это означает, что при присвоении регистрационного номера документу уже можно использовать индекс дела, указанный в номенклатуре.  
    • При изучении структуры организации выступает в качестве справочного материала.  
    • Является основой для составления описей дел (постоянного срока хранения и временного не менее 10 лет), а также является в делопроизводстве основным документом учета.  
    • Применяется в качестве основного учетного документа для де с временным сроком хранения (до 10 лет включительно).  
    • Может использоваться для создания схемы картотеки для систематизации исполненных документов.

    Как вы успели заметить, номенклатура дел носит большое практическое значение и переоценить ее важность просто невозможно. Именно этот документ является основой для правильного составления и оформления дел и их дальнейшего хранения.

    Типовая номенклатура

    Является нормативным документом и определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях.

    Примерная номенклатура

    Имеет рекомендательный характер и необходима для определения примерного состава дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется.

    Как правило, типовая и примерная номенклатура разрабатываются вышестоящими организациями для своей подведомственной сети. Это во многом помогает создать упорядоченный и одинаковый процесс составления и оформления дел во всех филиалах.

    Индивидуальная номенклатура

    Разрабатывается в каждой организации самостоятельно с учетом примерной и типовой номенклатур. При создании индивидуальной номенклатуры следует:

    • перенести заголовки дел, указанные в примерной или типовой номенклатурах, которые планируется завести в данной конкретной организации с учетом ее вида деятельности;
    • перенести сроки хранения дел (без изменений), которые также указаны в типовой или примерной номенклатурах.

    Сводная номенклатура

    Сводная номенклатура дел организации (объединяющая номенклатуры структурных подразделений) составляется на основе всех номенклатур структурных подразделений, которые были предварительно утверждены архивариусом или руководителем архива, а также соответствующим руководителем подразделения.

    Следует понимать, что сводная номенклатура дел организации отображает все дела, заводимые в организации и сроки их хранения. Данная номенклатура должна оформляться на бланке организации и визироваться несколькими сотрудниками:

    • руководителем архива (лицом, ответственным за архив);
    • лицом, ответственным за делопроизводство в организации (чаще всего это секретарь);
    • экспертной комиссией организации;
    • руководителем организации.

    Состав документов

    Составляется номенклатура дел организации 2017 (образец представлен ниже) с учетом состава и содержания документации, образующейся в процессе осуществления деятельности организации. К таким документам относятся:

    • устав организации;
    • устав или положение о структурных подразделениях;
    • штатное расписание;
    • номенклатура дел за прошлый год;
    • описи дел постоянного и временного хранения (более 10 лет);
    • регистрационные формы;
    • типовые и ведомственные перечни с указанием сроков хранения документов;
    • типовые и примерные номенклатуры дел.

    Образец номенклатуры дел организации 2017

    Скачать чистый бланк >>>

    Номенклатура дел оформляется в виде таблицы с пятью столбцами.

    • Индекс дела.
    • Заголовок.
    • Количество единиц хранения.
    • Срок хранения (номер статей согласно перечню).
    • Примечание.

    Столбец «Примечание» необходим для внесения отметок о переходящих, делах, о дате их заведения, выделения к уничтожению, передаче в другую организацию и т.д.

    На заметку! Номенклатуру дел следует составлять каждый год в последнем квартале и вводить в действие с начала нового календарного года.

    Номенклатура дел коммерческой организации

    При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать, в какой организации она разрабатывается. В том случае, если компания является коммерческой, не выступает источником комплектования государственных и муниципальных архивов, а также не имеет в своем капитале доли, принадлежащей государству (более половины), то процедура составления номенклатуры значительно упрощается.

    Номенклатуры дел, составленные в коммерческих организациях, не подлежат обязательному утверждению государственным или муниципальным архивом, а также не требует согласования каждые 5 лет.

    Номенклатура дел бюджетной организации

    При составлении номенклатуры дел в бюджетной организации необходимо руководствоваться нормативными документами государственного или муниципального значения.

    Перед тем, как приступить к составлению, необходимо проверить наличие нормативных правовых документов, изданных на уровне публично-правового образования (республики, области, края).

    При отсутствии таковых следует руководствоваться Положением N 105 (в части, не противоречащей актам, изданным позднее), Правилами N 526.

    Также следует помнить, что номенклатура дел, составленная в бюджетном учреждении, подлежит обязательному согласованию с экспертной комиссией государственного (муниципального) архива, источником комплектования которого является данное бюджетное учреждение. Более того, номенклатура дел бюджетной организации подлежит обязательному согласованию с соответствующим архивным учреждением не реже, чем раз в 5 лет.

    Образцы номенклатуры дел в 2017 году

    Номенклатура дел организации образец

    Скачать чистый бланк >>>

    Скачать чистый бланк >>>

    Скачать чистый бланк >>>

    Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210877-qqq-17-m4-nomenklatura-del-organizatsii

    Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год с новыми сроками хранения

    Номенклатура дел в кадровом делопроизводстве 2017 образец

    Номенклатура дел необходима в организации для учета, упорядочивания и правильного хранения документации. В статье расскажем, как её составить и оформить, кто ее утверждает. Скачайте образец с пояснениями.

    Что такое номенклатура дел в делопроизводстве

    Ни одно предприятие не может работать без принятия множества всевозможных документов. Их количество растет, со временем в них становится все труднее ориентироваться. Чтобы в итоге не утонуть во всей этой бумажной массе, ее нужно систематизировать. Номенклатура дел – это систематизированный перечень, учитывающий все важные документы – учредительные, приказы, исходящие, входящие и т.д.

    Конечно, каждый ответственный делопроизводитель раскладывает бумаги по соответствующим папкам, сортируя их по темам или по отделам. В итоговом регистре все эти папки фиксируются с обозначением сроков хранения.

    Это облегчает их поиск и последующую передачу в архив. Формирование номенклатуры дел обязательно не для всех. ФЗ № 125 от 22.10.2004 предписывает создавать ее всем предприятиям, передающим бумаги в госархив.

    К ним относятся:

    • государственные и муниципальные конторы;
    • негосударственные компании в части документов, касающихся госсобственности;
    • негосударственные компании, заключившие договор с госархивом.

    И все же, прочим организациям также не помешает упорядочивание документооборота. Если компания крупная, имеет много отделов, и, соответственно, большое количество бумажной рутины, системное хранение всей этой документации будет полезно, облегчит поиск и упростит процедуру выявления устаревших документов, которым пора отправляться в архив или на уничтожение.

    Виды номенклатуры дел

    Номенклатура дел бывает трех видов:

    • Типовая. Это стандартный нормативный бланк, подходящий для компаний одного типа и определяющий перечень дел, которые будут описаны.
    • Примерная. Из названия понятно, что список включаемых дел определен не строго, а лишь в общих чертах. Он может быть расширен или уменьшен, но все же при его составлении лучше максимально придерживаться рекомендованного перечня.
    • Индивидуальная. Основываясь на первых двух видах, каждая компания вправе разработать свой собственный, индивидуальный вариант, в котором будут учтены особенности документооборота конкретного предприятия.

    Мелкие компании обычно обходятся одной номенклатурой, а крупные составляют отдельную для каждого структурного подразделения и по мере готовности объединяют их в сводную.

    Составление номенклатуры дел

    Регистр на будущий год составляется ближе к окончанию текущего календарного года, в декабре. Занимаются этим вопросом руководители отделов, если таковые имеются, если же их нет, ответственность за составление берет на себя делопроизводитель, секретарь или кадровик.

    Задача это довольно рутинная и имеет обыкновение затягиваться. В таком случае директору целесообразно издать приказ о сроках сдачи для подразделений. Для учреждений, обязанных законом к разработке номенклатуры дел, форма приведена в приказе Минкульта №526 от 31.03.2015. Прочие компании также могут использовать этот бланк, по своему усмотрению добавляя или убирая разделы.

    Чтобы структура номенклатуры дел была понятна, в ней должны присутствовать данные:

    • название компании;
    • номер и дата составления;
    • список включенных документов;
    • подписи ответственных лиц.

    Если дела включают несколько томов, об этом делается отметка. Нет ограничений относительно того, как составить номенклатуру дел организации в 2019 – в бумажном виде или электронном. Все больше компаний переходит на электронный формат, это проще и удобнее.

    Кто утверждает

    «Основные Правила работы архивов организаций» четко оговаривают, что номенклатура согласовывается с госархивом раз в пять лет, уточняется там же ежегодно, затем утверждается приказом директора, чтобы можно было начать вести ее с первого дня нового года. Это касается тех компаний, которые обязаны создавать регистры, остальным фирмам согласование госархива не требуется.

    Оформление номенклатуры дел

    Оформлять номенклатуру дел организации нужно грамотно и аккуратно, в особенности, если предстоит ее сдача в госархив.

    В документах, содержащих несколько листов, страницы нумеруются, комплект прошивается, заверяется на обороте контрольным листком с датой, количеством листов и подписью ответственного.

    На титульном листе, помимо стандартной общей информации, проставляется отметка об утверждении и автограф директора.

    Основная часть оформляется в виде таблицы с графами, описывающими каждое включенное в перечень дело:

    • индекс;
    • заголовок;
    • количество томов (заполняется в конце года);
    • срок хранения со ссылкой на законодательный акт (в соответствии с пр. Минкульта № 558 от 25.08.2010 или иным законом);
    • примечания.

    Завершает документ подпись сотрудника, его составившего. Закон обязывает создавать четыре экземпляра:

    • для хранения в службе документального обеспечения (при ее отсутствии – у директора, секретаря или кадровика);
    • для применения в работе делопроизводителя;
    • для хранения в архиве предприятия;
    • для хранения в госархиве.

    По необходимости копии рассылаются в структурные подразделения.

    • Как кадровику оформить право подписывать документы

    Срок хранения номенклатуры дел в организации

    Ст. 200, п. а «Перечня типовых управленческих архивных документов» предписывает постоянное хранение. В подразделениях – до замены новыми и не ранее 3 лет после передачи в архив или уничтожения учтенных.

    Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1098157-19-m1-nomenklatura-del-organizatsii-v-2019-godu

    Составьте номенклатуру дел к началу года по образцам и подсказкам

    Номенклатура дел в кадровом делопроизводстве 2017 образец

    Не прочитано

    В декабре составьте номенклатуру дел на 2018 год, чтобы в январе не путаться с нумерацией документов и в сроках их хранения. Мы подготовили памятки и таблицы, чтобы упростить вам задачу. В статье есть образец, по которому вы составите систематизированный перечень документов и определите сроки их хранения.

    Организуйте работу по созданию номенклатуры дел

    На новый календарный год номенклатуру создавайте в последнем квартале. Когда в организации большая филиальная сеть, много отделов, начинайте это делать в октябре-ноябре. Если номенклатура дел уже существует, актуализируйте ее в декабре.

    Привлекайте все отделы к разработке номенклатуры дел. Назначьте ответственный отдел или сотрудника за номенклатуру дел. Это может быть служба документационного обеспечения, архивариус или отдел кадров. Если итоговую номенклатуру дел будет оформлять кадровик, это не значит, что весь документ разрабатывает он.

    Каждое подразделение составляет свои проекты номенклатуры дел на будущий год. Когда ранее уже работали над номенклатурой, то за основу берут предыдущую и дорабатывают ее.

    Для этого проверяют, какие новые документы стали составлять в середине года, какие изменения в структуре компании повлияли на документооборот, что неактуально и нужно исключить из номенклатуры дел.

    Организации – источники комплектования государственного архива согласовывают номенклатуру дел с архивным учреждением минимум раз в пять лет. Если структура организации изменилась, разрабатывают новую номенклатуру дел.

    ВопросОтвет (Да/Нет)Пояснения
    Составляете ли вы годовые разделы сводных описей дел документов постоянного и временного срока хранения?Если вы не составляете годовые разделы сводных описей, то номенклатура дел может быть в качестве такой описи
    Количество папок с кадровыми документами меньше 10 штук?Проверьте шкафы и пересчитайте папки с кадровыми документами. При большом объеме документов номенклатура дел поможет систематизировать их
    Передаете ли вы в архив дела с учетом всех требований к их оформлению?С номенклатурой дел вы сможете правильно нумеровать и распределять документы по папкам, вовремя уничтожать и (или) сдавать их в архив
    У вас централизованное делопроизводство?Если в компании есть филиалы и представительства, которые ведут свой документооборот, то пусть и головной офис, и каждый филиал разработает свою номенклатуру дел, чтобы присваивать делам номера в соответствии с принятой систематизацией дел. Так компания сможет по номерам документов определять, кто составил документ
     Если вы ответили «нет» три или четыре раза, рекомендуем начать составлять номенклатуру дел на будущий год.

    Согласовывайте номенклатуру дел поэтапно. Каждый отдел согласовывает свой проект номенклатуры с ответственным за единую номенклатуру дел организации. Чтобы упорядочить этот процесс, можно составить график, кто и когда представляет свою разработку.

    Когда ответственный оформит сводную номенклатуру дел, созывайте заседание экспертной комиссии компании. В ее состав обязательно включите руководителя или заместителя кадровой службы.

    После того как экспертная комиссия одобрит документ, руководитель организации утверждает номенклатуру дел в одном экземпляре. В структурные подразделения направьте выписки из их разделов, чтобы отделы использовали номенклатуру дел в работе.

    Каждое подразделение хранит свою номенклатуру дел до замены новой (ст. 200б Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). 

    Номенклатуру дел вводите в действие с 1 января (п. 3.2.5.5 приказа Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33). Номенклатуру за прошлый год используйте как основу для научно-технической обработки дел и подготовки к передаче в архив. Сам документ также сдавайте в архив и используйте как справочник о ранее заведенных делах.

    Составьте раздел номенклатуры дел отдела кадров

    Номенклатура дел для отдела кадров не попадает под понятие типовой или примерной (п. 3.2.5.2 приказа Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33). Это будет индивидуальная номенклатура для конкретной организации.

    Перечень документов в номенклатуре дел в каждом отделе кадров будет различный. Чтобы составить свою номенклатуру, распределите документы на группы (скачайте образец здесь).

    В такой последовательности и располагайте документы внутри номенклатуры дел.

    Возьмите форму номенклатуры дел из приложения 7 к Основным правилам работы архивов организаций от 6 февраля 2002 г. Начинайте заполнять ее с организационных документов: локального акта об отделе, должностных регламентов сотрудников, поручений руководителя, положении о защите персональных данных и т. д.

    После того как напишете все документы каждой группы, определите сроки их хранения. Для этого используйте Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (далее – Перечень № 558). В основном вам понадобятся разделы 7 и 8 (таблица ниже). Для документов по личному составу сроки смотрите в статьях 230, 230.1 Трудового кодекса и статье 22.

    1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». 

    В каких статьях перечня № 558 смотреть сроки хранения

    ПодразделСтатьи Перечня № 558
    7. ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ
    7.1. Организация труда и служебной деятельности561–587
    7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда588–601
    7.3. Охрана труда602–647
    8.

    КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

    8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников648–695
    8.2. Установление квалификации работников696–707
    8.3. Повышение квалификации работников708–734
    8.4.

    Награждение

    735–747

    В Перечень № 558 Минкультуры внесло большую часть кадровых документов, но не все. Если в Перечне № 558 нет документа, который есть у вас, подбирайте наиболее близкую статью по смыслу. Ищите схожий документ не только в разделах 7 и 8.

    Воспользуйтесь поиском по тексту Перечня № 558 в электронной форме.

    Необходимо определить срок хранения договоров о материальной ответственности. В строке поиска наберите «материальн…», нажмите кнопку «найти» и выберите наиболее близкую статью для документа. Это статья 457, срок – пять лет. Примечание под цифрой 1 (после увольнения материально ответственного лица) перенесите в номенклатуру дел.

    Заполните графы номенклатуры дел

    В номенклатуре дел пять граф (образец ниже). Важно внести сведения правильно, чтобы вы пользовались этим документом, а не убрали его в стол.

    Индекс дела (1) составляйте из цифрового обозначения отдела компании и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения.

    Например, 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела. Используйте арабские цифры.

    Скачать и распечатать образец 

    Количество дел заполняйте после окончания календарного года (3). Количество томов, частей отражайте арабскими цифрами. Информацию в четвертую графу вносите поэтапно.

    Сначала указывайте срок хранения и отметку об ЭПК, если она есть в Перечне № 558 (4). Это означает, что часть документов можно отнести к постоянному сроку хранения. Далее пишите, чем установлен этот срок (номер статьи по Перечню № 558 или ст. 22.

    1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ для документов по личному составу).

    В пятую графу переносите примечания из Перечня № 558 (5). В течение всего срока действия номенклатуры дел проставляйте отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, передаче в другую организацию для продолжения и др.

    1. Актуализируйте номенклатуру дел ежегодно в IV квартале. Если ранее компания не составляла такой документ, утвердите его на следующий год.

    2. Каждый отдел самостоятельно разрабатывает номенклатуру дел по своему подразделению.

    3. Если в Перечне № 558 нет документа, который есть у вас, подбирайте наиболее близкую статью по смыслу.  

    Звезда
    за правильный ответ

    Неправильно

    Правильно!

    С какого дня необходимо вводить в действие новую номенклатуру дел на следующий год:

    Источник: https://e.kdelo.ru/603436

    Юрист Сергеев
    Добавить комментарий